POLITICAS DE USO DEL CORREO CORPORATIVO DE TOSALCO
OBJETIVO
El Correo Electrónico es una herramienta Tecnológica proporcionada por la empresa con el propósito de apoyar el desarrollo de las actividades de los trabajadores en su proceso de comunicación. El uso inapropiado de este recurso Tecnológico expone a la organización a riesgos tales como ataque de virus, compromiso de las redes y sistemas de información e incluso riesgos de índole jurídico a nivel nacional o internacional como consecuencia de una inadecuada comunicación.
Estas directrices y/o recomendaciones solo buscan garantizar que el correo electrónico sea utilizado de forma adecuada, procurando una comunicación más adecuada y efectiva, proporcionando a los usuarios una guía que describa sus responsabilidades relacionadas con la confidencialidad, privacidad y uso correcto de este servicio. Es responsabilidad de cada usuario conocer y aplicar las recomendaciones descritas en esta política.
NIVELES DE CORREO CORPORATIVO
En Tosalco existen, a la fecha de este documento, tres niveles de correo, seccionadas por su propósito de uso y usabilidad:
- Externo hacia empresa: en este nivel los correos autorizados son:
- [email protected]: Para recibir email desde la página web; suministrado a proveedores para información de interés.
- [email protected]: Para recibir Hojas de Vida de cualquier persona por asuntos netamente laborales.
- Interno General: Usado para comunicación general interempresarial. Correo autorizado [email protected]
- Usuarios: Usado tanto para comunicación interna de persona a persona / grupo, como para envió hacia el exterior, bajo las normativas vigentes y controladas de uso (ver políticas).
POLÍTICAS DE USO
- Es responsabilidad del usuario mantener la confidencialidad de la clave de acceso.
- La cuenta de correo es personal e intransferible no permitiéndose que segundas personas hagan uso de ella.
- Utilice el correo corporativo específicamente con fines organizacionales; su propósito es el de atender únicamente y exclusivamente asuntos laborales. No registre su email corporativo en formularios de internet (universidades, promociones, redes sociales, entre otros). Para esto último, utilice su correo personal.
- Envíe sus correos únicamente a las personas interesadas para no congestionar el servicio, ni el Buzón de Entrada de otros destinatarios. Escriba correctamente las cuentas de correo para garantizar que reciban dicha comunicación
- Cuando necesite responder o reenviar un mensaje recibido, verifique primero la(s) persona(s) que en realidad deba(n) conocer esta replicación. No copie a quien no lo necesita.
- Cuando reciba mensajes sospechosos o de cuentas desconocidas, por favor repórtelos al administrador de correo ([email protected]), quien evaluará el tipo de riesgo y tomará las medidas de seguridad necesarias. Nunca abra los archivos o links adjuntos de estos mensajes ya que pondrán en riesgo su información y la de la compañía.
- No se debe utilizar el correo corporativo para enviar mensajes personales u ofensivos, injuriosos, cadenas de mensajes o mensajes que se relacionen con actividades ilegales y no éticas, o que atenten contra el buen nombre de la organización. El usuario será responsable de la información que sea enviada con su cuenta, por lo cual se asegurará de no mandar SPAMS (correos masivos no autorizados) de información, ni mandar archivos adjuntos que pudieran contener información nociva para otro usuario como virus.
- Procure no descargar archivos con extensión .exe, .vbs, avi, protectores de pantalla, entre otros, que no provenga de un usuario conocido. Aunque es probable que no sean virus, pueden ser Programas dañinos. Si este es el caso, informe de inmediato al área de sistemas o borre el correo.
- No está permitido compartir material confidencial, secretos comerciales, o información corporativa no autorizada fuera de la organización.
- No está permitido el uso de cuentas de correo electrónico que pertenezcan a otra persona para el envío de mensajes personales u organizacionales.
- Solo está permitido el envío de correos con un máximo de 10 Megabytes en archivos adjuntos. Para compartir información de mayor tamaño por favor comprima sus archivos antes de enviarlos y utilice la cuenta autorizada de Google Drive de Tosalco para subirlo y compartir el enlace de descarga.
- En caso de ausentarse por un periodo prolongado de tiempo, favor informar al administrador de sistemas para dejar un mensaje informativo, o redireccionar los correos a otra cuenta que la línea supervisora autorice. De no hacerlo, es factible que su Buzón se llene y el servidor empiece a devolver errores de entrega a los demás usuarios.
- Cada usuario es responsable de realizar copias de los mensajes de correo electrónico si considera de relevancia o importancia para la compañía, y descargarla en su carpeta local. El servicio de Correo no es un dispositivo de almacenamiento masivo o permanente. Es responsabilidad del usuario limpiar su cuenta de correo periódicamente para que exista espacio disponible.
- Para solicitar la creación de un correo corporativo, debe enviar la aprobación del líder de su área o departamento al personal de sistemas, único ente autorizado para la creación de estos.
- Los correos corporativos personales tendrán el siguiente estándar: Primer Nombre seguido de un punto “.”, luego Primer Apellido. En caso de tener un homónimo, se adicionará el Segundo Nombre del Usuario y si no tiene, el segundo apellido. La cuenta se crea con una contraseña estándar la cual es entregada únicamente al usuario responsable de la misma, y este debe proceder a realizar el cambio de contraseña, la cual debe ser única e intransferible. En caso de correos departamentales, el estándar será el nombre de área como usuario, y la clave será administrada al líder o responsable del departamento y este debe proceder a realizar el cambio de contraseña, la cual debe ser única e intransferible.
- Para cambio de clave de correo por olvido o extravió, solicitar expresamente al área de sistemas, el cual procederá a la restauración de la misma.
- Bloquear el acceso a la cuenta de correo y al computador en caso de ausentarse del puesto de trabajo durante la jornada.
- Si va a accesar al correo corporativo desde el exterior de la organización, seguir las siguientes recomendaciones:
- No hacer uso de la opción de guardar la contraseña cuando se utilicen computadores de uso compartido.
- Borrar el historial de navegación y cerrar la sesión al terminar, siempre que se utilice un computador de uso compartido para acceder al correo vía web.
- Utilizar usuario y contraseña para bloquear los dispositivos móviles desde donde pueda utilizarse el correo electrónico corporativo.
- El Administrador Correo electrónico (Sistemas) no podrá interceptar, editar, monitorear o eliminar ningún mensaje de correo de ningún usuario, salvo autorización expresa de este o su superior, o en los siguientes casos:
- El usuario haya incurrido en actos ilegales.
- Requerimiento expreso de Autoridades pertinentes.
- Para identificar o resolver problemas técnicos.
- El mensaje comprometa el normal funcionamiento del servicio.
- Esta política debe ser divulgada en caso de nuevos ingresos de personal o cuando la línea supervisora lo considere pertinente, y debe quedar constancia de cada participante de haber sido notificado e informado.
- Cada usuario es el responsable de las acciones efectuadas en su cuenta y el incumplimiento del buen uso de su cuenta puede ocasionar la suspensión y cierre de la misma.
CONSIDERACIONES FINALES
Es importante tener en cuenta los canales de comunicación adecuados y pertinentes para cada fin. En caso de dudas o inconvenientes, infórmese con su líder inmediato.